Evite esses erros nos lançamentos contábeis

 

Erros nos lançamentos contábeis ainda são comuns nas empresas. Entre outros motivos, isso acontece porque o dia a dia do profissional de contabilidade é extremamente movimentado, precisando lidar com diferentes clientes, processos e tarefas.

Assim, nem mesmo a ajuda preciosa de lembretes e anotações é capaz de resolver problemas que surgem com o acúmulo de tarefas.

Além disso, ainda pior, muitas vezes quem exerce essa função não possui a experiência adequada, o que potencializa o cometimento de alguns equívocos.

Em todo caso, é preciso tomar cuidado redobrado nos lançamentos e procurar por soluções viáveis. Sendo assim, acompanhe, a seguir, alguns dos erros mais comuns em lançamentos contábeis e veja como é possível reduzi-los e até mesmo eliminá-los de forma prática.

Erros nos lançamentos contábeis mais comuns

1. Erros na emissão de notas fiscais

Fatores como o preenchimento correto de campos relativos ao PIS, ISS e COFINS são fundamentais para a emissão da nota fiscal eletrônica. Porém, é comum encontrar falhas nelas, principalmente quando são emitidas por pessoas não muito experientes.

É importante tomar cuidado para que as empresas não paguem impostos indevidos ou sejam multadas em função de erros relacionados ao preenchimento. Por isso, a sugestão aqui fica por conta da automatização do processo de emissão de notas.

Isso pode ser feito a partir do uso de um sistema de gestão contábil, o que já é feito na maioria dos escritórios. É necessário escolher uma ferramenta moderna, abrangente e adequada às exigências apresentada pelos processos, visando se destacar da concorrência a fim de garantir sucesso junto aos clientes.

Mas o uso de ferramenta insuficiente e o preenchimento incorreto dos tributos em documentos fiscais não resumem os erros das emissões. Atente-se a mais 3 erros que vamos abordar agora para você nunca cometê-los.

Uso equivocado da NCM

A relação da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) apresenta um código para cada produto vendido ou industrializado pelas empresas. E mesmo mercadorias muito semelhantes, às vezes possuem números diferentes de identificação.

É preciso saber exatamente, analisando os detalhes das descrições dos códigos da NCM, qual número é o adequado a cada produto movimentado. Ou seja, os itens não podem ser generalizados em torno de um código cuja descrição se assemelhe a eles ou ao ramo de atuação. Tal prática configura ocorrência fiscal não permitida e passível de multa.

Cadastro de e-mail inválido para o destinatário

O e-mail do cliente não é um dado fiscal ou contábil. Porém, é uma informação utilizada no cadastro do destinatário para que, automaticamente após a emissão do documento, ele seja enviado com arquivo XML. O erro consequente de não ter um e-mail válido é o não envio do arquivo ao destinatário, o que é obrigatório.

Então, é preciso pedir a cada cliente, no ato do cadastro, um e-mail de recepção de documentos e arquivos fiscais válido e utilizado.

Já em relação à própria empresa, o ideal é contar com software que importe as notas automaticamente por rastreamento do seu CNPJ — já com XML e autenticidade verificada.

Uso indevido da Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

A CC-e não pode ser utilizada, por exemplo, quando um imposto precisar ser corrigido, alterando a alíquota e o valor destacado na NF-e. Nesse caso, o correto é cancelar o documento e emitir um novo.

Quando isso não é feito, uma carta de correção errada é emitida e uma nota fiscal também com erros fica em circulação. No fim, os lançamentos contábeis da empresa e do destinatário estarão errados por conta do procedimento incorreto anteriormente feito com o documento idôneo que baseou os registros relacionados a ele.

2. Equívocos na agenda de pagamentos

O pagamento de salários, bem como de tributos, é algo que precisa ser realizado com organização. Quando ela não existe, os lançamentos, a geração de guias de pagamentos e os atrasos geram problemas que podem se acumular de maneira considerável, criando uma verdadeira bola de neve para o negócio.

Por isso, novamente sugerimos a adoção de sistemas contábeis. Nesse caso, o ideal é contar com ferramentas capazes de integrar lançamentos com folha de pagamento, controle patrimonial e escrituração fiscal para garantir a funcionalidade.

Também é necessário que a empresa formule uma agenda tributária e de pagamentos interna. Basta unir suas obrigações fixas e mensais, como a própria folha de salários às datas de vencimentos de impostos.

Além disso, com as agendas da Receita Federal, do estado e da prefeitura como bases para a criação da agenda interna, pode-se incluir as obrigações acessórias nela, pois a entrega de declarações e documentos é tão importante quanto o atendimento a outras obrigações.

Inclusive, atrasar transmissões, como de escriturações, sai mais caro em multas do que se pagar juros por impostos brevemente atrasados.

A consequência de tal prática nos lançamentos contábeis é a organização e a prevenção de erros, porque o responsável por gerenciar as tarefas e a sua equipe passam a trabalhar adiantados em relação aos prazos quando os observam individualmente e em meio ao todo.

3. Arquivos desorganizados

Uma empresa bem organizada precisa considerar todos os setores. E isso torna-se ainda mais relevante quando o assunto é a documentação. É preciso que todos os documentos fiscais sejam devidamente guardados, pois são eles a prova de que tudo o que está declarado é real.

Ademais, a desorganização de arquivos pode gerar problemas como a duplicidade e a omissão de lançamentos, assim como trocas de contas e apropriações em centros de custos errados.

Nesse sentido, além de garantir a prova das informações declaradas, arquivar notas e documentos fiscais em versão digital facilita e qualifica o trabalho dos profissionais responsáveis por montar as escriturações a partir deles. Adicionalmente, reduz-se custos e uso de espaços demandados pelo arquivamento em versão física.

4. Violação dos princípios contábeis

Enquanto em algumas empresas os procedimentos contábeis são realizados de maneira tranquila, em outras esse trabalho parece ser um verdadeiro pesadelo. Isso pode acontecer em função da violação de princípios contábeis por contadores não muito qualificados.

Erros como a supervalorização de ativos, por exemplo, podem maquiar o patrimônio da empresa — algo que em primeiro momento pode parecer inofensivo, mas que a longo prazo prejudica a tomada de decisões estratégicas, dando a impressão de que a organização encontra-se em situação financeira saudável, quando, na verdade, o cenário é diferente.

O resultado disso é uma enorme confusão. Até se descobrir em que ponto está o erro, horas e horas acabam sendo gastas, dinheiro é perdido e funcionários ficam ocupados com consertos cujas causas são facilmente evitáveis.

Agora, falando em termos legais e mostrando que a prática é ainda pior, maquiar a contabilidade é expressamente proibido e caso os órgãos de fiscalização identifiquem tal ocorrência na Escrituração Contábil Digital (ECD), a empresa é multada com base na receita informada por suas operações.

5. Erros de cálculos

Qualquer profissional está sujeito a erros. É uma condição humana e também diz respeito ao contador — até mesmo os melhores e com mais tempo de trabalho podem errar.

Por isso, o ideal é contar com uma equipe especializada, de preferência um escritório de contabilidade, para auxiliar a empresa nesse processo.

Muitas vezes quem realiza esse trabalho é o próprio gestor, algo não muito recomendável, uma vez que se até mesmo um profissional especializado e experiente pode errar, imagine o que pode acontecer quando uma pessoa não tão bem preparada resolve assumir a função?

A quantidade de erros de cálculos dos impostos aumenta consideravelmente. E, na hora de resolver os problemas, torna-se inevitável gastar mais dinheiro para contratar profissionais qualificados de última hora. Por isso, busque contar sempre com profissionais da área durante todo o processo e evite maiores problemas e desgastes.

Quer enxergar melhor o porquê? Veja a cadeia de ocorrências de apenas uma apuração tributária errada:

  1. cálculo equivocado;
  2. pagamento equivocado;
  3. entrega de declaração com apuração e pagamento equivocados;
  4. trabalho às pressas e árduo para identificação de erro e decisão de correção;
  5. retrabalho de apuração;
  6. pagamento da parte que faltou ou pedido de compensação para os próximos meses do valor paga a mais;
  7. correção da declaração que compreendeu o imposto em questão;
  8. revisão do impacto da correção em possíveis créditos fiscais utilizados no cálculo do imposto corrigido.

O papel estratégico do contador na redução desses erros

Com um profissional ou uma equipe especializada nos serviços de contabilidade, o gestor pode se concentrar nas atividades em que tem maiores conhecimentos e obter uma gestão profissionalizada do negócio. Além disso, ter ajuda especializada permite desburocratizar processos e aumentar a eficiência deles, uma vez que ficam sob responsabilidade de peritos.

Esses especialistas serão os responsáveis por atuar de maneira técnica e avaliar os procedimentos. Isso, além de permitir que o gestor se concentre em outros setores de seu negócio, oferece vantagens, como o conhecimento, até mesmo para lidar com a parte mais burocrática do trabalho — algo que não é qualquer um que pode se considerar apto a fazer, gerando eficiência.

Quer entender melhor? Veja como a atuação estratégica do profissional de contabilidade muda o cenário para melhor em 3 práticas.

Estabelecimento do planejamento tributário

O planejamento tributário é, sim, uma estratégia para qualquer empresa que quer encontrar formas de pagar menos impostos e até entregar menos declarações, como acontece na mudança de regime tributário.

Porém, o que é importante observar também é o pós-planejamento, com as consequências que ele gera. Por exemplo, assim que o especialista ajuda a empresa a monitorar e aplicar corretamente os créditos fiscais adquiridos, o negócio passa a ser mais organizado para cuidar do assunto em relação a escriturações e tende não errar seus lançamentos contábeis.

Ou seja, a economia tributária e burocrática acaba se estendendo aos procedimentos internos, porque trabalho correto e mais ágil reduz o custo das tarefas.

Elaboração do plano de contas e classificação das movimentações

Aqui está uma aplicação do especialista contábil que gera efeito direto nos lançamentos contábeis da empresa e marca a diferença entre uma contabilidade confiável, dentro das normas, e uma escrituração falha.

Tendo um plano de contas personalizado e que abranja todas as possíveis movimentações do negócio, nunca será preciso improvisar em registros ou criar contas para correção de lançamentos. E estes últimos, quando classificados previamente da maneira correta, sempre vão gerar demonstrativos que refletem a realidade da organização.

Aplicação de demonstrações contábeis na gestão

Agora vamos falar de trabalho estratégico do profissional de contabilidade com impacto direto nos resultados do gestor, e, obviamente, consideraremos a possibilidade a partir de uma escrituração contábil exata e feita com excelência.

O Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), por exemplo, são da escrituração anual, porém, podem ser emitidos em períodos menores para uso gerencial, pois contêm informações úteis para mensuração de resultados e tomada de decisões por parte do gestor.

Sendo assim, cabe ao responsável obtê-los e trabalhar junto ao contador para extrair as respostas úteis que eles e outros documentos geram à gestão empresarial.

O auxílio da tecnologia na minimização de falhas

Algumas ferramentas podem ajudar a gerenciar as rotinas contábeis desse especialista. Visando aperfeiçoá-las, tais ferramentas podem oferecer recursos que vão desde a abertura da empresa até a apuração e envio de impostos, passando por triagem, recepção de documentos e processos internos. Tudo de maneira qualificada e específica para cada tarefa.

Procure contar sempre com softwares atualizados e focados em sua necessidade maior. Assim, será possível garantir eficiência e exatidão ao lidar com os procedimentos, além de organização e economia na gestão de sua empresa.

A importância de garantir a exatidão de lançamentos contábeis

Enfim, se errar é humano, procurar por soluções capazes de acabar com eles é a melhor alternativa para as empresas que buscam estar bem organizadas.

Portanto, não deixe de contar com profissionais e recursos de alto nível, capazes de reduzir os problemas dentro de seu negócio e oferecer melhores resultados.

Evite os problemas com erros em lançamentos contábeis — e com o Fisco. Isso vale para todas as áreas da organização, porque todas elas geram informações que serão registradas na contabilidade.

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