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Veja como emitir o DANFE

 

Desde que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) passou a substituir a emissão das tradicionais notas fiscais de papel, empresas e contribuintes tiveram de se adaptar a uma série de novas exigências que, por vezes, têm gerado muitas confusões.

DANFE é a mesma coisa que NF-e? DANFE é o XML? Existe diferença em relação ao DANFE online? Essas e outras dúvidas têm levado muitos contribuintes a confundir as emissões e até mesmo a forma de recebimento de arquivos, como é o caso do DANFE. Tal confusão pode ser justificada pela relação que os documentos fiscais acabam mantendo entre si.

Tendo isso em vista, todo gestor e empreendedor deve se familiarizar com o DANFE e com as vantagens que ele traz. Para acabar de vez com dúvidas e desentendimentos, no post de hoje, vamos esclarecer os principais pontos sobre o DANFE e como ele funciona. Confira:

O que é DANFE?

A NF-e é um documento que existe apenas digitalmente, sendo representada pelo arquivo eletrônico XML, que só pode ser lido por meio de sistemas e aplicativos no computador ou dispositivos móveis. Porém, há algumas situações que necessitam de uma cópia física da NF-e e é aí que entra o DANFE.

A sigla DANFE, que significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é uma representação gráfica simplificada do documento fiscal. Ou seja, é um documento impresso que contém as principais informações da Nota Fiscal Eletrônica.

É importante ressaltar que o DANFE não é uma nota fiscal e tampouco substitui a NF-e. Ele serve como um importante instrumento auxiliar para as informações referentes à circulação de mercadorias, o que facilita a consulta dos contribuintes no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) ou no ambiente da Receita Federal.

Principais funções

Entre as principais funções do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, destacam-se:

  • contém uma chave de acesso de 44 dígitos e um código de barras que possibilita a consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica, além do download do arquivo em XML;
  • acompanha a circulação de mercadorias e comprova a existência da NF-e, ou seja, durante toda a trajetória do vendedor até o destinatário, contendo informações básicas sobre a operação em curso (valores, emitente, destinatário, tipo de operação, data e horário de saída da mercadoria etc);
  • representa a NF-e em casos de contingência, ou seja, quando o emissor da nota fiscal não conseguir uma conexão com os serviços da SEFAZ do estado do contribuinte — nesse caso, o DANFE deve ser impresso em um formulário de segurança;
  • auxilia na escrituração contábil de uma operação, no caso de o destinatário do produto não ser o emissor da Nota Fiscal Eletrônica.

Vale frisar que o DANFE deve ser impresso pelo emitente da nota fiscal antes da circulação da mercadoria. No caso do trânsito de mercadorias sem o documento contendo as principais informações da NF-e, a empresa poderá ser autuada, em caso de fiscalização.

Além disso, o DANFE também pode ser usado no ato da entrega do produto ou serviço como comprovante da assinatura do destinatário, assegurando todo o processo da operação.

Diferença entre DANFE e DANFE online

Não existe nenhuma diferença entre DANFE e DANFE online ou web DANFE. DANFE online é somente a expressão utilizada para se referir à visualização do documento em algum sistema eletrônico que também serve para a sua impressão em papel.

Como proceder com o DANFE?

A recomendação da Receita Federal é que o DANFE seja emitido pelo mesmo sistema que emitiu a Nota Fiscal Eletrônica. Isso evitará divergências nos dados informados entre os dois documentos, uma vez que a NF-e foi validada por meio de certificado digital que garante a autenticidade e segurança de suas informações.

O layout do DANFE deve seguir uma padronização estabelecida pela Receita Federal que consta no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado no portal da Nota Fiscal Eletrônica. Ela inclui o tipo e o tamanho de papel no qual o documento precisa ser impresso.

Antes que a mercadoria circule, o emissor do documento deve imprimir o DANFE em quantas vias considerar necessário, desde que possua Autorização de Uso da NF-e. Além disso, o documento deverá ser impresso em papel comum, no tamanho mínimo A4 e máximo ofício 2.

Também é possível imprimir em folhas soltas, formulário de segurança, contínuo ou pré-impresso. No caso de a transação comercial ser realizada fora da empresa, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel em tamanho menor do que uma folha A4, sendo chamado de “DANFE simplificado”.

Como preencher o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE deve conter as principais informações da Nota Fiscal Eletrônica. Dentre elas, a placa do veículo e transportadora, data e horário de saída, entre outras. Além disso, o emitente pode utilizar o número de folhas que considerar necessário para a discriminação dos produtos transacionados. É permitido utilizar até 50% do verso para esse fim.

Em caso de ter mais de uma página, essas deverão ser numeradas e cada página deve conter as seguintes informações:

  • número total de folhas do documento;
  • a descrição (DANFE – Documento Auxiliar de Nota fiscal Eletrônica);
  • o número e a série da NF-e;
  • tipo de operação (se entrada ou saída de produtos);
  • data de horário e saída da NF-e da empresa emissora;
  • dados da empresa emitente do documento (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual ou Inscrição Estadual do Substituto Tributário, se houver, e endereço);
  • dados da empresa destinatária do documento (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e endereço);
  • quantidade e descrição dos produtos;
  • código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
  • dados da empresa transportadora e do tipo frete;
  • valores e impostos incidentes na operação;
  • chave de acesso (com 44 dígitos);
  • código de barras (unidimensional).

Emissão do DANFE em contingência – FS

Quando o sistema emissor da NF-e do contribuinte não consegue se conectar ao sistema da Secretaria da Fazenda, ocorre o que é chamado de casos de contingência, em que o DANFE não pode ser impresso em papel comum. Nesse caso, é necessário utilizar o Formulário de Segurança (FS-DA).

Assim, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica deve ser impresso em FS-DA em duas vias e contendo a informação DANFE em contingência, impresso em decorrência de problemas técnicos. Enquanto a primeira via deve ser arquivada pelo emissor, a segunda via precisa ser enviada ao destinatário junto com a mercadoria.

Os casos de emissão de NF-e em contingência devem ser transcritos no livro de Registo de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (modelo 6). Tais anotações devem conter:

  • o motivo que ocasionou a emissão em contingência;
  • a quantidade de Formulários de Segurança utilizados;
  • período da contingência (data e hora de início e término);
  • numeração e a série das NF-e emitidas nesse período.

Emissão do DANFE em contingência – DPEC

Já nos casos do DANFE em contingência feitos com a Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC), há possibilidade de emissão em papel comum, contendo a informação de que a emissão foi feita em DPEC. Essa é uma alternativa de impressão do Documento Auxiliar de Nota fiscal Eletrônica nos casos de contingência que dispensam o uso do Formulário de Segurança.

O DANFE pode conter informações adicionais?

O emissor do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica está autorizado a inserir outras informações que sejam julgadas importantes, como dados mais específicos dos produtos e do transportador, por exemplo. A única recomendação é que, nesse caso, as informações adicionais não ocupem mais de 50% do verso da folha.

Além disso, o documento pode conter elementos gráficos, desde que a leitura do código de barras e das informações inseridas não seja prejudicada. Outra recomendação é que a aposição de carimbos, enquanto a mercadoria está em trânsito, também deve ser feita no verso.

Como consultar DANFE online?

A empresa pode fazer essa consulta no próprio portal da NF-e ou no site da SEFAZ de origem do contribuinte. Esse acesso é feito por meio da chave de acesso do documento com os 44 dígitos. Assim, é possível visualizar as informações das NF-es.

Contudo, esse processo pode ser bastante oneroso, consumindo muito tempo se o contribuinte tiver um volume considerável de emissão de notas por dias ou por mês, por exemplo, pois terá que consultar uma de cada vez.

É importante saber que tanto a NF-e quanto o DANFE só ficam disponíveis para consulta e visualização no portal pelo período de 180 dias após a data da sua emissão. Depois desse período, a consulta é substituída pela versão resumida de apresentação das informações que identificam a Nota Fiscal Eletrônica, como número, data da emissão, CNPJ do emitente e destinatário, valor e status.

Em razão disso, é recomendado que a empresa utilize sistemas de gestão e emissão de NF-e para realizar a consulta dos dados do DANFE online, bem como a gestão de suas notas, como veremos a seguir.

Como simplificar a emissão de DANFE?

Uma boa forma de simplificar não só a emissão do DANFE, mas também da própria NF-e é optar por um sistema de gestão online. Dessa maneira, a empresa pode realizar todo o processo com bastante segurança. Inclusive, ele é bastante simples. Assim que a NF-e é emitida pelo programa emissor (em arquivo XML), ao mesmo tempo, o DANFE é emitido em formato PDF para impressão e para o envio por e-mail ao cliente.

O sistema que gera a NF-e se comunica com a SEFAZ e envia as informações da NF-e emitida. Em seguida, a Secretaria da Fazenda recebe as informações, faz a validação e autoriza a nota, gerando o XML e, simultaneamente, o DANFE para acompanhar a mercadoria.

Assim, a emissão de DANFE por um sistema de gestão online é muito mais rápida e prática, economiza tempo e reduz custos, possibilitando a otimização da rotina das atividades diárias.

O que fazer caso de extravio de DANFE?

Caso ocorra o extravio do DANFE por qualquer motivo, a empresa emissora da Nota Fiscal Eletrônica deve reimprimi-lo e encaminhá-lo à transportadora da mercadoria. Vale ressaltar a obrigatoriedade de o documento acompanhar o transporte dos produtos até o destinatário.

Ou seja, o transportador não pode continuar transportando o produto daquela carga até que receba o documento reimpresso, pois corre o risco de em qualquer posto de fiscalização ter a mercadoria apreendida e ainda ser multado.

Quais as vantagens para o setor contábil?

Mais transparência

Por meio do DANFE, é possível consultar as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas diretamente pela internet, no site da Receita Federal do Brasil ou da SEFAZ. O documento possui uma chave de acesso que assegura a conferência das informações e o acompanhamento da movimentação das mercadorias.

Redução de erros de escrituração

Como o DANFE pode ser utilizado na escrituração contábil, as possibilidades de inconsistências são reduzidas, já que o sistema emissor de NF-e é o mesmo para emitir o documento. Assim, há a diminuição de erros de escrituração, devido à eliminação de equívocos na digitação.

Redução no tempo de parada

Como o DANFE é um documento simplificado das informações da NF-e, o tempo de parada dos caminhões é reduzido, principalmente em postos fiscais de fronteiras. Isso porque o código de barras e a sequência numérica possibilitam uma consulta rápida às informações da nota fiscal.

Planejamento logístico

Com todo o processo informatizado, o planejamento logístico passa a ser favorecido. Com o DANFE, o gestor pode acompanhar o trânsito de mercadorias em todas as etapas, desde a hora que o produto sai até sua chegada. Com a informação antecipada, o destinatário pode preparar o local de descarga e armazenamento, evitando problemas logísticos.

Melhoria da gestão financeira

Uma vez que a NF-e passa a ser gerada num ambiente virtual, é possível um melhor gerenciamento dos dados. Isso resulta em uma melhoria significativa da gestão financeira. Assim, além de otimizar os processos, é possível controlar de maneira mais fácil a escrituração contábil. Isso porque, com base nas notas fiscais enviadas e recebidas, os DANFEs podem ser guardados digitalmente, com cópias enviadas para a contabilidade.

Qual a importância do DANFE para as empresas?

Apesar de não ter a mesma validade jurídica e fiscal que a NF-e, o DANFE possui funções específicas que são muito importantes para as empresas. Com ele, é possível consultar e conferir as informações emitidas nas notas, verificar a devida autorização pela SEFAZ, recuperar os arquivos XML por meio da chave de acesso e mais. Além disso, ele é essencial para o transporte das mercadorias e também para comprovar suas entregas com a assinatura do recebimento no canhoto destacável.

Como você pode perceber, o DANFE online possui diversas características próprias que o distingue da Nota Fiscal Eletrônica, porém, suas funções não podem ser negligenciadas pelas empresas. Ele é um documento importante e precisa ser utilizado com conhecimento e responsabilidade, pois irregularidades no seu uso podem incorrer em multas e outros prejuízos.

E então, nossas informações sobre DANFE foram úteis? Compartilhe nas suas redes sociais e ajude outras pessoas que estão com dúvidas sobre a emissão e importância do DANFE!

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